广东省侨心慈善基金会项目管理办法

第一章 总则

第一条 为规范广东省侨心慈善基金会（以下简称基金会）项目的管理，确保项目运行的合法、合规、合理，实现项目的预期目标，维护基金会、捐赠方和受赠方、合作方的合法权益，根据《基金会管理条例》、《广东省侨心慈善基金会章程》及国家相关法律法规，特制定本办法。

    第二条 本办法适用于基金会策划和实施的所有项目。基金会所策划和实施的项目，应围绕侨务工作，紧密结合各时期侨务系统的相关任务开展。

    第三条 本办法包括对项目立项、项目实施、项目资金、项目监督、项目信息的管理。

第二章 项目立项管理

第四条 项目的立项与管理工作须遵循“择优支持、公正公开”的原则，符合基金会宗旨和章程的有关规定，综合考虑项目的公益性、可行性、实效性、可持续性。在推荐项目立项及确定项目过程中，应及时向基金会业务指导部门沟通汇报，执行项目报备手续。

    第五条 捐赠方有明确捐赠意愿的项目，经秘书长（或授权副秘书长）审核后报理事长审批通过后即可立项。 

 第六条 捐赠方无明确项目意愿的，由基金会筛选各市侨务部门提供的所属地区的受赠需求。对项目资料（包括项目背景、项目内容、项目资金、项目目标等）进行审查、整理后经秘书长（或授权副秘书长）审核并报理事长审批通过后向捐赠方提供项目建议。 

第七条 项目立项后，原则上应与捐赠方、受赠方签订双方或三方协议书。

第三章 项目实施管理

第八条 基金会在各地市的项目原则上通过各地侨务部门参与、落实。对项目实施进行全过程监管，负责整个项目的日常管理、检查验收、定期汇报，确保项目按计划有序推进、资金流转按预算执行。

第九条 对已开展的项目应定期进行阶段性工作总结，与受赠方保持紧密沟通，使其准确掌握项目执行、资金使用情况。

第十条 基金会对项目应全程跟踪。项目结束后及时组织检查验收及评估，并向捐赠方汇报项目实施进展及完成情况。

第十一条 项目参与方须严格遵守相关保密规定，未征得捐赠方同意，不得擅自泄露任何有关捐赠项目的金额、捐赠物的采购渠道、价格等。

第四章 项目资金管理

第十二条 基金会依据项目合作协议条款、经费预算、项目进度、检查与验收结果，向项目实施单位拨付项目资金，项目实施单位向基金会提供合法有效的发票或财政收据。

第十三条 项目工作经费原则上实行报账制，项目实施过程中所产生的费用，如差旅费、运输等，需提供正式发票。每笔开支必须经秘书长（或由秘书长授权副秘书长）审核，由理事长签批后方能报销。确保项目资金的合法、合理、规范、高效使用。 

第十四条 基金会财务人员对项目资金使用情况进行检查、监督和审计，并向理事长、秘书长、副秘书长汇报项目阶段性或项目完结财务报告。

第十五条 申请拨款前，经办人须提交《广东省侨心慈善基金会呈批表》及《拔款申请表》，并提供相关材料，报秘书长（或由秘书长授权副秘书长）初审，报理事长审批。

第五章 项目监督管理

第十六条 项目实行定期汇报制度。自基金会与执行方签订合作协议之日起，项目执行方应定期向基金会提交项目进展情况报告。项目报告应遵循实事求是的原则，客观地反映项目的执行情况和完成效果，不得弄虚作假。基金会在收到项目报告后，及时向捐赠方汇报项目进展情况，让捐赠方能掌握项目进度。

第十七条 项目实施结束后，由基金会对实施的项目进行检查验收。

（一）工程类项目，须提交具有工程验收资质机构提供的验收报告。

（二）通过各地侨务部门向受赠个人发放物资、现金的，须提供受赠人签名确认的签收表并同时附上受赠人联系方式，由基金会进行随机回访。

（三）向受赠单位捐赠物资的，受赠单位须向基金会提供签收证明并加盖公章。

第六章 项目文件归档

第十八条 所有项目过程中产生的正式文件，以及有必要保存的非正式文件，都应当指派专人负责妥善保存和归档。

 第十九条 需要归档的文件包括项目文件、财务文件及其它相关文件。

第七章 附则

第二十条 本办法由广东省侨心慈善基金会负责解释。

                                                                                      广东省侨心慈善基金会

                                                                                             2020年12月